Een ondernemer krijgt weleens te maken met een klant die niet of te laat betaalt. En dat is erg vervelend. Als ondernemer kun je daar echt wakker van liggen. Toch kun je als ondernemer het risico op niet betalende klanten verkleinen. Hieronder een aantal tips op een rijtje.
1. Ken het betaalgedrag en kredietwaardigheid van je klant Veel ondernemers wachten lang op hun geld omdat ze zaken doen met klanten die hun betalingsverplichtingen niet na kunnen of willen komen. Terwijl dit eenvoudig te voorkomen is door een klant vooraf te checken. Bijvoorbeeld door een kredietcheck te doen.
2. Stel duidelijk algemene voorwaarden op Heldere afspraken in je algemene voorwaarden zijn essentieel om te voorkomen dat er onduidelijkheid bestaat over de betaalafspraken tussen jou en jouw klanten. In je algemene voorwaarden kun je van alles vastleggen daarover. Denk aan een betalingstermijn, de incassokosten bij uitblijven van de betaling, je leveringsvoorwaarden of aansprakelijkheidsbeperkingen
3. Factureer direct en duidelijk Heb je een klus afgerond of product geleverd? Stuur dan dezelfde dag nog een factuur. Dit is een belangrijk communicatiemiddel tussen jou en jouw klant. Zorg daarom voor een complete factuur die geen ruimte laat voor onduidelijkheid.
4. Bel de factuur na Neem zo’n 10 dagen nadat je de factuur hebt verstuurd, telefonisch contact op met je klant. Hiermee laat je zien dat je een strikt debiteurenbeheer voert.
5. Stuur een rekeningoverzicht Twee dagen na het verstrijken van de vervaldatum van de factuur stuur je een rekeningoverzicht. Dit is geen aanmaning of een herinnering, maar een overzicht van alle onbetaalde facturen die nog openstaan.
6. Herinner je klant aan de openstaande factuur Stuur 10 dagen na het rekeningoverzicht een schriftelijke herinnering.
7. Stuur een aanmaning Heeft de klant 7 dagen na de herinnering nog steeds niet betaald? Stuur dan een aanmaning. Daarin geef je de klant een deadline om te betalen, bijvoorbeeld tien dagen, en kondig je alvast aan dat je daarna een incassobureau inschakelt. Vermeld ook dat je de kosten daarvoor optelt bij het openstaande bedrag.
8. Stuur een WIK-brief Als jouw klant een consument is, is het sturen van een WIK-brief verplicht maar is ook aan te raden voor je zakelijke klanten. Bied in de brief een termijn van 14 dagen om alsnog kosteloos te betalen. Je moet in de WIK-brief vermelden welke incassokosten je in rekening brengt als de klant ook na 14 dagen niet betaalt. (check www.das.nl/ondernemer/incasso/wet-incassokosten voor het exacte bedrag).
Juridische vragen of heb je advies nodig? ZP Zaken biedt, onder het label ZP Control, in samenwerking met DAS de gratis juridisch adviesdesk. Hier kun je terecht met al jouw vragen of problemen zo als beschreven in bovenstaande casus.
